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(première partie)

L’article « Identifier les impayés à recouvrir en priorité » vous a donné un moyen d’établir votre liste de copropriétaires débiteurs et de prioriser votre ordre d’intervention.

Arrivés à ce stade, nombre de conseils syndicaux se contentent de transmettre les premiers noms figurant sur la liste à leur Syndic en demandant de réaliser une relance.

Certes il existe des « habitués de la relance ».

Des copropriétaires qui ne paient un appel de fonds qu’au moment de la réception de la relance.
En fait, la relance constitue pour eux l’événement déclencheur du paiement des charges.
Si vous repérez ce type de comportement, soyez vigilant : il ne s’agit pas d’un mode de fonctionnement normal.
Vous devez maintenir un dialogue régulier sur ce point avec les intéressés afin de contenir tout risque de dérapage

Dans les autres cas, comment revenir à un mode de gestion avec une trésorerie saine ?
En organisant vos actions de recouvrement autour d’un « Plan de route du recouvrement ».

Elaborez votre « plan de route du recouvrement » !

Ce document structure les étapes de votre démarche de recouvrement.
Pour être efficace, il doit être approuvé par la majorité des conseillers, l’unanimité étant l’idéal.
Pour être approuvé par tous, il doit être compris par tous.
Pour être compris par tous, il doit être élaboré par tous.

Etablissez le « Plan de route du recouvrement » lors de réunion de travail du Conseil Syndical, et approuvez-le par vote.

A l’issue de cette étape indispensable, vous disposerez d’un « plan de route » qui vous permettra d’avoir une approche homogène pour tous les débiteurs, et de conserver une trace de la prochaine étape et du timing associé.

Le recouvrement des impayés doit être abordé comme un chantier du Conseil Syndical, et non comme une tâche de gestion permanente.
Ce n’est pas non plus une action ponctuelle : trop de Conseil Syndicaux se limitent à l’envoi d’un courrier de relance signé par le président et passe ensuite la main au Syndic.

Tout « Plan de route » de recouvrement doit inclure, selon moi, 4 phases principales :

1. Communication préalable,
2. Démarche amiable,
3. Démarche contentieuse,
4. Communication du bilan.

Votre plan de route comprend nécessairement une date de début et une date de fin.
De même chacune des phases sera bornée dans le temps.
Les phases n’ont pas la même échelle de temps, elles se comptent en :

• jours pour les phases 1 et 4
• jours ou semaines pour la phase 2 (hors la réalisation du plan d’apurement amiable, cf infra)
• mois pour la phase 3

Veillez à soigner chacune des phases.
Souvent, les esprits se focalisent sur la démarche contentieuse car elle entre dans un cadre juridique et réglementaire strict.

Pour autant ne négligez pas la communication ni la démarche amiable : elles ne souffrent pas l’amateurisme.

De plus, une approche soignée et rigoureuse de chaque phase vous épargnera des frais supplémentaires et pourra même éviter la phase contentieuse.

Votre « plan de route » doit vous donner une vue synthétique de votre démarche, aussi un agenda ou un calendrier –même électronique n’est pas suffisant.

Personnellement j’emploie un tableau, avec une ligne par copropriétaire débiteur, une colonne par action du plan de route.

Dans le cas de la « Résidence Les bleuets », et jusqu’à la fin de la « démarche amiable » cela donne le tableau suivant :

Un calendrier ne suffit pas: il vous faut un tableau spécifique

Ensuite on indique dans chaque case la date de l’action et le trigramme du ou des conseillers en charge de la réalisation de l’action.

Je vous suggère d’utiliser un crayon de papier lors du remplissage, car il y aura des changements.
Pour éviter de perdre l’information lors des changements j’ai prévu une colonne « Suivi des modifications », utile notamment pour le RDV qui se décalerait systématiquement dans le temps.

Une fois l’action réalisée, vous pouvez l’indiquer en cochant la case correspondante.
Cela peut ressembler à ceci :

Utilisez un crayon de papier pour remplir votre "plan de route"

Voyons à présent comment s’y prendre concrètement pour réaliser les deux premières phases.

Première phase : La communication préalable.

Communiquez clairement sur votre démarche auprès de tous les copropriétaires.
Selon moi, un courrier nominatif signé par le Président du Conseil Syndical et éventuellement par le représentant du Syndic est le moyen le plus efficace.

Cette communication doit être courte, elle précise :

Le constat du problème : combien de copropriétaires, pour quel montant total.
Pourquoi la situation est préoccupante, voir grave : évoquez l’état de trésorerie et le risque d’impayés des fournisseurs, le risque de se voir placer sous administration judiciaire.
Indiquez votre volonté d’emprunter la voie amiable, mais ne laissez aucun doute quand à votre détermination, ni à l’usage possible des recours judiciaires.

Préciser que les membres du Conseil Syndical prendront contact avec les copropriétaires débiteurs afin d’étudiez ensemble le meilleur moyen d’assainir la situation.

Concluez avec une note positive et donner un moyen de contact des membres du Conseil Syndical pour ceux qui souhaiteraient un complément d’information.

Soignez le contenu de cette annonce, soyez factuels mais jamais accusateurs.
Votre courrier ne doit pas dépasser une page.

Deuxième phase : La démarche amiable

Il y deux avantages majeurs à commencer le recouvrement de cette manière.

1. Elle instaure un dialogue entre copropriétaires, une relation individualisée ayant plus de chance d’aboutir.
2. Vous disposer d’un meilleur contrôle de la situation, basé sur une connaissance accrue du contexte particulier à chaque débiteur.

Le succès d’une démarche amiable repose sur deux fondamentaux : l’empathie et la fermeté dans le dialogue.
En effet, il est important que le copropriétaire débiteur comprenne que vous n’êtes ni sœur Thérésa, ni un sergent des marines.

Cette étape se déroule en trois phases :

1. Une prise de RDV
2. Un entretien
3. Un compte rendu ou un accord

La prise de RDV

Deux à trois jours après avoir adressé les courriers d’annonce, prenez contact par téléphone si possible avec les copropriétaires listés afin de convenir d’un RDV avec eux.
Indiquez à votre interlocuteur le nom des deux conseillers, et la durée de cette rencontre ainsi que l’objet.

L’entretien

Dans la mesure du possible, choisissez un lieu neutre (café calme, parc, ou salle du Conseil Syndical si votre résidence en est pourvue).
Soyez direct et courtois.
Votre objectif est de parvenir à un accord sur un plan d’apurement de charges, plan qui peut se résumer à une date de paiement unique.
Expliquez qu’il convient que cet engagement soit formalisé par écrit et signé par le copropriétaire.
Rédigez l’accord dans la foulée : il n’a pas besoin d’être long, faites un brouillon manuscrit si besoin.
Dans le cas où le consensus se révèle impossible à obtenir, précisez calmement que vous regrettez de prendre note de ce constat.

L’exercice n°002 vous donnera quelques clés de réussite dans la conduite de cet entretien.

Remarque sur la dimension « sociale » de la situation :
Il peut arriver que des copropriétaires rencontrent de vraies difficultés.
Dans ce cas, souvenez vous que l’amélioration de la situation est davantage dans la sollicitation des services sociaux que dans le laxisme du recouvrement des impayés par le Syndicat des Copropriétaires.
Laisser les dettes s’accumuler ne finirait par déséquilibrer d’autres copropriétaires.

Le compte rendu ou l’accord

Rédigez un document précisant la date, le montant de la dette, l’échéancier de paiement d’apurement des charges et précisant le contexte dans lequel l’accord a été obtenu.
Etablissez au moins deux exemplaires, un pour l’intéressé et l’autre pour le Syndic.
Retournez promptement voir le copropriétaire et soumettez lui les termes de l’accord pour signature.

Inscrivez sur votre « Plan de route de recouvrement » l’échéancier de l’accord, et vérifiez qu’il soit respecté. Prévoyez que le Syndic prenne en charge les rappels préalables aux échéances convenues et les relances éventuelles.

En cas de dérapage, prenez de nouveau contact avec le débiteur, mais ne laissez pas la « barque partir à la dérive ».
Après deux « oublis », il sera temps d’envisagez la phase contentieuse.

Dans le cas d’un « constat d’échec » suivez les mêmes principes, et adressez une copie de votre constat au copropriétaire débiteur.

A retenir :

Structurez votre action de recouvrement autour d’un « Plan de route » débutant par ces deux phases :

1. La communication préalable : Avertissez les copropriétaires de l’existence du problème, de votre volonté de le résoudre, et des premières actions.
2. La démarche amiable :
   • Prenez RDV avec chaque débiteur de votre liste
   • Entretenez vous pour obtenir un accord sur les modalités de régularisation
   • Formalisez l’accord ou son absence dans un document écrit

Quand la démarche contentieuse devient nécessaire…

Malgré vos efforts, la situation ne s’est pas améliorée comme vous l’espériez.
Il est temps d’entrer dans la phase « juridique ».

Je détaillerai cette démarche dans un article à venir.

A vous de jouer !

Application Pratique n° 002 : Maîtriser votre entretien amiable de recouvrement d’impayés.

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