Je vous propose un « travail pratique » particulièrement utile aux conseillers qui ne « sentent pas d’aller parler de leurs impayés au voisin ».
Cet exercice vise à vous rendre plus à l’aise lors de l’entretien, en vous donnant quelques outils de conduite de l’entretien à préparer.
Ce jeu de rôle se joue à 3 :
- les deux conseillers qui conduiront l’entretien,
- un interlocuteur jouant le rôle du copropriétaire débiteur,
- d’autres membres du Conseil Syndical en « spectateurs ».
Rédigez sur deux ou trois fiches quelques instructions à donner au copropriétaire débiteur.
Fiche 1 : Copropriétaire de bonne foi
Ce copropriétaire payait régulièrement ces charges jusqu’il y a 6 mois, un évènement grave et imprévu a déstabilisé sa trésorerie et les deux derniers appels de fonds n’ont pas été payés.
Fiche 2 : Copropriétaire nonchalant
Ce copropriétaire payait ces charges aléatoirement mais les deux derniers appels de fonds n’ont pas été payés, malgré les relances. Il considère son attitude comme « normale » et ne voit pas la nécessité de « rentrer dans le rang ».
Fiche n°3 : Copropriétaire « filou »
Ce copropriétaire a constaté qu’il y avait des impayés, et que la copropriété avait du mal à faire rentrer l’argent. Il a donc simplement décidé lui aussi de cesser de payer, puisque les autres ne paient pas.
Demandez au joueur « débiteur » de tirer une fiche au hasard.
Donner lui 10 minutes pour préparer son rôle.
Pendant ce temps les deux joueurs « conseillers » préparent sur une feuille de papier la trame de leur discussion.
Les « spectateurs » ne participent pas à la préparation.
Jouer la scène, au minimum devant un ou deux membres du Conseil Syndical qui prennent des notes.
Le jeu de l’entretien ne doit pas durer plus de 10 à 15 minutes. (c’est déjà très long)
Débriefez : demandez aux spectateurs ce qui leur paraissait efficace, ce qui l’était moins.
A présent, les deux joueurs « conseillers préparent à nouveau leur entretien, sur la base du plan suivant :
- Saluez avec une attitude positive (sourire).
- Allez droit au but : « Comme vous le savez, le Conseil Syndical rencontre les copropriétaires en situation d’impayés, c’est pour cela que nous vous rendons visite »
- Annoncez en une phrase pourquoi cela est un problème pour la copropriété.
- Qu’en pensez-vous ? Reconnaissez mutuellement l’existence du problème.
- Demander un accord sur la volonté du copropriétaire de résoudre ce problème
- Que proposez-vous ? Recherchez ensemble à établir un échéancier d’apurement.
- En cas d’échec : vous pouvez donner un temps de réflexion (quelques jours) et proposer une seconde rencontre, ou simplement indiquer que vous ferez un compte rendu de votre démarche qui sera transmise à votre interlocuteur et au Syndic.
Rejouez la scène.
Normalement, l’appréciation des spectateurs sera meilleure et les acteurs auront pris davantage confiance.
Vous êtes parés !
Vos retours par rapport aux résultats atteints ou aux difficultés rencontrées m’intéressent, laissez vos commentaires en bas de cet article
Vous aimerez sans doute lire aussi: