Chacun possède sa propre motivation

Le Conseil Syndical étant composé de membres bénévoles, le « ressort de l’action » a pour unique fondement la motivation de chaque individu.

Cette motivation est intrinsèquement personnelle.

Pour dresser un catalogue de la motivation, généralement, un copropriétaire devient membre du Conseil Syndical afin de :

- Concrétiser sa volonté d’assistance et contrôle du syndic,
- Régler un problème persistant : « Ça fait des années que… et bien je vais prendre le taureau par les cornes »,
- apprendre : fonction éducative,
- mettre à profit mon expérience professionnelle ou personnelle pendant mon temps libre, ma retraite,
- Influer : lobbying pour obtenir une décision d’AG, influer sur des choix touchant les parties communes (ex peinture cage escalier),
- Rendre service aux autres, se rendre utile, voir « exister »,
- Exercer un pouvoir : devenir président (autoritaire, omnipotent, voir despotique ..),
- Se conformer à la règle, appartenir au groupe : ex : copropriété où « on tourne » au conseil syndical,

L’établissement d’un objectif commun passera par la découverte et l’acceptation des motivations de l’autre.
Dans l’exercice pratique proposée à la fin, cette phase se concrétise par le « premier tour de table ».

… à l’objectif collectif

Vers un objectif commun

Définir un objectif commun peut sembler difficile.
Trois risques sont à maitriser :

- Trop de divergence dans les objectifs individuels : pas de terrain convergent
- Consensus mou : tout le monde s’accord sur un « principe » : ex : « On va améliorer les choses », mais rien de concret ne sort de ce consensus.
- Objectif incomplet : un (ou plus) des facteurs « quoi ? quand ? par qui ? » sont oubliés

Je vous propose donc une définition de l’objectif dans le domaine de la copropriété.

Qu’est-ce qu’un objectif ?

Dans le contexte de la copropriété, l’objectif est une expression concrète, précise, écrite, réaliste, mesurable, et temporelle, du but que l’on se propose d’atteindre par l’action individuelle ou collective des membres du Conseil Syndical.

Concrète, précise : Les deux notions vont de paire « améliorer la relation de voisinage » ou « prendre soin des espaces verts » n’est pas suffisamment concret ni précis. Il vaut mieux spécifier davantage par : « Mettre un terme aux nuisances sonores issues de l’appartement de Mme X » et « Organiser l’entretien courant des plantations des terrasses du bâtiment C ».

Ecrite : Que d’avantages vous vous procurerez en couchant par écrit vos objectifs ! Tout d’abord, vous vous forcerez à prendre le temps de la réflexion sur la définition. Ensuite, cela permet de valider que l’ensemble des aspects est abordé dans votre écrit.
Il sera plus facile de communiquer cet objectif aux tiers – copropriétaires, résidents, syndic, prestataires. Cet écrit servira de base pour la mise en place des outils de pilotage de votre activité.

Réaliste : « Supprimer les charges de copropriété » ne semblera, a priori, réaliste à personne.
Attention néanmoins de ne pas se focaliser sur un objectif « pseudo réaliste » comme « Empêcher le stockage de matériaux divers sur les places de parking du sous-sol ».
On peut en effet considérer réaliste la mise en œuvre de moyens pour prévenir de tel comportement, mais est-il réaliste d’imaginer d’empêcher définitivement ce type de comportement ?

Pour moi, l’objectif « pseudo réaliste » est très dangereux car il engendre frustration et dépit. Ces deux sentiments ne produiront rien de bon.
Il vaut mieux un objectif « plus modeste » mais réaliste qui saura créer de la satisfaction pour toute l’équipe du conseil.

Mesurable : Mesurer c’est contrôler.
C’est dans cette phase de l’objectif que l’on commence éventuellement à toucher au « comment » lorsque ce dernier n’est pas directement quantifiable.
« Réduire de 20% la consommation d’eau des parties communes »
« Sortir les encombrants des places de parking en sous-sol » : la mesure est simple : « A faire » et « Réalisé ».

Dans ce cas, devant l’ampleur de la tâche, on peut lotir l’opération :
« Sortir les encombrants des places de parking en sous-sol n°1 à 10 », puis « Sortir les encombrants des places de parking en sous-sol n°11 à 20 ».
L’important est de pouvoir décrire simplement la mesure atteinte dans la réalisation.

La fixation d’indicateurs fera l’objet d’autres articles.

Temporelle : indiquez systématiquement les dates de réalisation, les délais prévisionnels.
Vous prendrez, collectivement, conscience du « temps qui passe », et progressivement vous apprendrez à fixer un timing en adéquation avec, ce que j’appelle le « rythme naturel » de votre copropriété.
Vous apprendrez également à jouer avec le rythme imposé par la réglementation : périodicité des Assemblées Générales, de l’opération de vérification des comptes, par exemple.

Si vous appliquer cette définition à chaque objectif que vous fixerez au sein du Conseil Syndical, d’une part vous contournerez les facteurs de risques, d’autre part, vous posez les bases d’une démarche structurée pour l’atteindre.

L'objectif est désormais à votre portée.

N’hésitez pas à partager ces informations avec les copropriétaires de vos connaissances !
Par ailleurs, j’apprécie également d’échanger avec vous grâce aux commentaires que vous pouvez laisser à la fin des articles.

A vous de jouer !

L’application Pratique n° 001 : Comment fixer votre objectif en réunion du Conseil Syndical? est accessible avec le même mot de passe que cet article.

Vous y découvrirez comment appliquer les idées développées ici lors de vos réunions de conseil syndical.